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Manter a produtividade em teletrabalho

Manter a produtividade em teletrabalho

Esta pandemia trouxe uma mudança a nível mundial, que obrigou o mundo empresarial, grande e pequenas empresas, privados e entidades do estado, a adaptar-se a uma nova realidade: o trabalho remoto. No entanto, produtividade aumentou ou diminuiu?

Segundo estudos recentes, 44% dos portugueses consideram que produtividade aumentou em registo de teletrabalho. No entanto, no mesmo estudo os profissionais identificaram como maior dificuldade as distrações de que são alvo, estando a trabalhar de casa (70%).

Efetivamente não deve ser fácil manter a concentração e uma boa gestão do tempo quando somos alvo de interrupções frequentes, sejam provocadas por situações exteriores (filhos, obras no prédio, correio, etc.) ou pelo facto de a nossa mente estar em constante agitação por disrupção da rotina normal de trabalhar num escritório. E o que é a produtividade senão uma boa gestão de tempo?

Existem inúmeras ferramentas e recursos que permitem aumentar a produtividade com uma eficaz gestão de tempo. Com o teletrabalho a fazer parte do "novo normal", estas ferramentas são uma preciosa ajuda para conseguir fazer mais em menos tempo. Este desafio é particularmente próximo para trabalhadores com filhos, cuja gestão diária das suas obrigações profissionais e dos filhos em casa é, sem dúvida, uma forte ameaça à produtividade.

A maioria das pessoas sentem imensas dificuldades em gerir o seu tempo de uma forma eficaz, pelo fato de terem vivido e viverem uma vida em piloto automático. Como mudar este registo de piloto automático?

Os hábitos são os responsáveis por todos os resultados que obtemos em todas as áreas na nossa Vida. Tudo o que fazemos, fazemos por repetição através dos hábitos.

Mudar um hábito, muda a Vida por completo.

Os hábitos são gatilhos mentais que disparam inconscientemente, procurando sempre uma recompensa emocional.

Dando um significado emocional diferente à recompensa do hábito, a nossa mente começará a processar a informação desse hábito de forma diferente.

Tudo o que fazemos, são hábitos do programa mental que fomos formando desde a nascença, através da educação que tivemos e por toda a vivência que fomos adquirindo ao longo da vida.

Os órgãos de comunicação social tiveram também um papel demasiado influenciador no nosso Mindset, no nosso programa mental.

Um dos recursos principais e impulsionadores para mudar o "piloto automático" é trabalhar por blocos de tempo. Elaborar um horário semanal, dividido por blocos de tempo, associando atividades especificas a cada bloco de tempo. Durante esse bloco de tempo, será expressamente "proibido" saltar para outra tarefa ou desviar o FOCO para qualquer distração que possa surgir.

Logicamente poderão surgir imprevistos, que terão de ser "filtrados" de forma a saber se são urgentes ou não. A tendência natural do Ser Humano é que tudo o que aparece de repente para executar é "urgente". E não é! Tendencialmente paramos o que estamos a fazer nesse bloco de tempo, para atender uma chamada telefónica, uma mensagem, um e-mail, etc.).

Dividir o tempo em blocos para telefonemas, mensagens, chamadas não atendidas, emails, execução de tarefas especificas é um grande início para começar a sair do "piloto automático".

Diariamente sugiro que se faça ao final do dia um "cheklist" dos blocos de tempo que se conseguiu realizar sem qualquer distração exterior. O Objetivo é chegar ao final da semana com uma percentagem acima dos 50% de eficácia. Também como Objetivo principal é ir aumentando gradualmente a percentagem de êxito e eficácia na realização dos tempos estipulados, semana a semana.

Trabalhando por OBJETIVOS estimula a mente criativa a encontrar soluções.

"Se aumentarmos todos os dias 1% na nossa eficácia, ao final do ano aumentamos 365% "

Foi estudado e provado cientificamente que, quando paramos ou deixamos uma tarefa suspensa, para iniciar outra, quando regressamos à tarefa inicial, demoramos cerca de 6 minutos para retomar a tarefa na sua totalidade.

Agora, multiplicando 6 minutos por cada interrupção diária, podemos verificar o "tempo morto" que tivemos ao final de um dia de trabalho. Por exemplo, 10 interrupções durante um dia de oito horas de trabalho, são 60 minutos de inatividade!

Outra forma será de "desativar" as notificações permanentes do telemóvel, que são a principal causa de desviar o FOCO do que se está a fazer no momento.

Ao trabalharmos por blocos de tempo estamos a "disciplinarmo-nos" e a reforçar o FOCO no PRESENTE, no AQUI E AGORA.

Portanto tudo tem a ver com o FOCO. Reforçar o FOCO diariamente, por repetição torna-se um hábito: um novo HÁBITO. E o MINDSET altera-se com a mudança dos hábitos.

Repetindo diariamente um novo hábito conscientemente, este torna-se inconsciente e automático, sem que tenhamos de nos lembrar de o executar. Simplesmente flui.

Foi através da REPETIÇÃO constante de ações diárias que formámos os nossos HÁBITOS.

E será também apenas através da REPETIÇÃO, que se conseguirá criar HÁBITOS até se tornarem automáticos e inconscientes.

Tudo o que aprendemos e sabemos atualmente, foi "absorvido" através da REPETIÇÃO constante e diária formando um HÁBITO. Aprender a ler, escrever, conduzir, andar, etc.

"DISCIPLINA é darmos um comando a nós próprios e segui-lo."

Paulo Bernardo, c​​​oach & PNL

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