expresso.ptexpresso.pt - 13 jul 21:28

Quanto custa uma reunião inútil?

Quanto custa uma reunião inútil?

A prática de reter trabalhadores em reuniões improdutivas está a aumentar. Os custos são elevados

A sua agenda para a próxima semana está fechada e não difere muito do cale ndário das semanas anteriores. Segunda-feira arranca com uma reunião de planeamento que dura hora e meia, mas que poderia ficar resolvida nos primeiros 20 a 30 minutos. Com o decorrer dos dias somam-se várias reuniões idênticas. Longas, desgastantes, improdutivas e com um impacto direto no desempenho das equipas que se traduz, forçosamente, em prejuízo para o negócio. Os gurus mundiais da gestão chamam-se meetnaping, a ‘arte’ de os líderes reterem as suas equipas em reuniões inúteis e o fenómeno está a atingir uma dimensão de tal forma preocupante que a “Harvard Business Review” desenvolveu uma aplicação digital que permite calcular, de forma simples, quanto é que cada uma destas reuniões custa às empresas. Por ano, são milhares de euros.

Em 2016, confrontada com uma escalada do meetnaping (reuniões que se prolongam no tempo sem que se traduzam no cumprimento da agenda ou em resultados práticos efetivos) que gerou descontentamento entre os profissionais, a consultora Bain & Company decidiu investigar a fundo o fenómeno junto das organizações americanas. Na altura concluiu que mesmo nos Estados Unidos, onde “os negócios se movimentam rápido”, as reuniões roubam até dez horas de trabalho semanal a cada funcionário. Mas há casos em que são mais. Empresas com muitos níveis hierárquicos, procedimentos burocráticos excessivos e líderes muito dominantes enfrentam maiores problemas.

Muitos concordam que as reuniões são, quase sempre, uma perda de tempo. Mas, na verdade, são também uma perda de dinheiro. Uma reunião semanal de duas horas entre um diretor de departamento e a sua equipa de 12 elementos, custa em média 549 euros por semana, para salários que variam entre 30 mil euros e 50 mil euros anuais. São 2196 euros por mês e 26.352 euros por ano. Tudo isto a multiplicar pelas várias reuniões das várias equipas da empresa ao longo da semana. Se forem improdutivas, são prejuízo para a empresa.

O cálculo, realizado a partir desta app, cruza a duração da reunião com o número de profissionais presentes e o vencimento anual estimado. Ou seja, se numa reunião improdutiva de duas horas estiverem apenas diretores de primeira linha, os custos são superiores.

A aplicação da “Harvard Business Review” corrobora estudos anteriores, como o da Bain & Company, segundo o qual “uma só reunião semanal entre diretores de nível intermédio e de topo custa às empresas pelo menos 13,3 milhões de euros anuais, considerando o nível salarial americano. Na verdade, há uma razão para que a maioria dos ciclos de aula tenham duração de 45 minutos e para que as apresentações em conferências não excedam os 25 a 30 minutos. Ultrapassando estes patamares, é muito difícil garantir a atenção da audiência e retirar um efeito produtivo da sua participação.

Isso mesmo comprova um levantamento realizado pela ideas.ted.com, a plataforma de partilha de ideias das famosas TedTalks, junto dos seus utilizadores. “Pelo menos nove em cada dez trabalhadores confessam abstrair-se durante uma reunião” e 73% acabam por fazer outras coisas (como consultar a internet ou as redes sociais) durante as reuniões mais demoradas, ao invés de participarem.

O mais curioso, destaca a “Harvard Business Review”, é que a tecnologia que pode ajudar a eliminar este constrangimento, pelas múltiplas ferramentas de gestão que oferece, não está a ser aplicada no seu máximo potencial para esta finalidade.

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